Obec je veřejnoprávním původcem a má ze zákona povinnost řádně pečovat o dokumenty, které vznikají při její činnosti. Tuto povinnost jí ukládá zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Skartační řízení není svévolné mazání, vyhazování nebo likvidace obecních dokumentů. Je to zákonem stanovený odborný proces, který se provádí po uplynutí příslušných skartačních lhůt. Je to standardní zákonná povinnost obce, která se řídí archivními předpisy.
Jak celý proces probíhá?
- Dokumenty se evidují a roztřídí podle příslušných skartačních znaků a lhůt stanovených spisovým a skartačním řádem obce.
- Obec zpracuje skartační návrh, ve kterém uvede dokumenty navržené k posouzení, a předloží jej příslušnému archivu.
- O dalším osudu dokumentů rozhoduje příslušný archiv (Státní oblastní archiv v Praze Státní okresní archiv Praha-venkov), nikoliv starosta, zastupitelé ani zaměstnanci obce podle svého uvážení.
- Dokumenty s trvalou historickou, právní či jinou hodnotou jsou vybrány jako archiválie a předány do archivní péče.
- Teprve dokumenty, u kterých archiv potvrdí, že nemají trvalou archivní hodnotu mohou být zničeny.
Na obecním úřadě proběhla odborná archivní prohlídka analogových dokumentů, kterou za archiv provedl pan Pavel Buchtele. Za obec se jí zúčastnila Dana Hradecká.
Do skartačního řízení byly podle návrhu zařazeny dokumenty, které vznikly z činnosti původce v letech 1952-2000, v rozsahu 10 bm, mají uplynulé skartační lhůty a původce je již nepotřebuje pro svou další činnost.
Ke zničení byly určeny dokumenty, které nemají trvalou hodnotu a Archiv souhlasil s jejich zničením.
Zákonné povinnosti obce nejsou podezřelou činností. Jsou její odpovědností.